メールでの質問の仕方を説明する。失礼にならない方法だ。心がけることは、質問するためにしっかりと準備をして、丁寧な文章に仕上げることだ。読みやすく、意図を明確にすることが大切だ。
では早速順を追って見ていく。
メールでの質問の下準備
メールでの質問で何を知りたいのか明確にする
よくわからないぼんやりした状態で人に聞いても、本人もよくわかっていないのに他人は汲み取ってはくれない。そもそもそんな質問は失礼だ。甘えでもある。だから何を知りたいのか明確にした方がいい。
メールで質問をする前に自分でできる限り調べる
やらないのは面倒臭がっているだけ。答える相手の時間を取らせない。
メールで質問をできる限り細かく細分化する
細分化できるというのは、何を聞きたいか明確にしていないとできない。だから初めの何を知りたいかを明確にするという作業が必要になってくる。分けられるだけ分ければ、その質問はより明確になる。
メールで質問する順番を並べかえる
並べかえることができるのも、やはり質問の意図がはっきりしているからだ。また、相手に前後させて混乱させないためにも、答えやすいように並べ替えた方が親切。
メールでの質問を作成
メールでの質問の意図を相手に伝える
質問の内容と同じくらいに大切。意図が分からないと、答えようがないし、相手に余計なことを考えさせてしまう時間を取らせる。そもそも自分が欲しい情報で無い情報が返ってきて、「私が聞きたかったのは」と聞き直していては、さらに相手に時間を取らせてしまう。
メールでの質問内容をどこまで知っているか伝える
どこまで知っているか（分かっているか）伝えなければ、相手が自分の知っていることまで、説明してくれて、余計な手間を取らせるかもしれない。ただ、あまり長い文章では質問にいくまでに疲れてしまうので、そこは工夫が必要だろう。
メールでの質問を箇条書きで提示する
箇条書きにした質問が５つになったとする。
以下が文章の流れだ。
〜意図〜
〜知っていることを伝える〜
〜質問①②③〜
これでもいいが、臨機応変によりわかりやすくなるなら、
〜意図〜
〜知っていることを伝える①〜
〜質問①〜
〜知っていることを伝える②〜
〜質問②〜
〜知っていることを伝える③〜
〜質問③〜
とか、
〜意図①〜
〜知っていることを伝える①〜
〜質問①〜
〜意図②〜
〜知っていることを伝える②〜
〜質問②〜
〜意図③〜
〜知っていることを伝える③〜
〜質問③〜
とか、
〜意図①②〜
〜知っていることを伝える①②〜
〜質問①②〜
〜意図③〜
〜知っていることを伝える③〜
〜質問③〜
とかに変化させる。
メールでの質問のまとめ
はじめは面倒に感じるかもしれないが、慣れてくれば丁寧な質問を毎回送ることができるようになり、仕事のやりとりもスムーズにいくはすだ。是非、実践してみてほしい。
